Was machen Sie den ganzen Tag?

In unserer Kirchengemeinde bin ich als Gemeindediakon überwiegend für die Kinder- und Jugendarbeit verantwortlich. Aber auch für die Konfirmandenarbeit. Auch Gottesdienste, die Mitarbeit im lokalen Diakonie-Verein und die Notfallseelsorge sind meine täglichen Aufgaben.

Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?

Neben meinem X17-Kalender bin ich begeisterter Nutzer vom Todist als Aufgaben-Tool. Für flüchtige Notizen setze ich auf Evernote und für die Dateiablage setze ich dienstlich die Kirchencloud ein, privat die Dropbox. So habe ich stets meine Aufgaben im Überblick und mir rutscht (fast) nicht’s durch. Und ich kann von überall auf meine Daten zugreifen. Früh im Kindergarten beim bringen: „Habe ich mein Kind schon bei dir zum Kinderbibeltag angemeldet?“

Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?

Ich orientiere mich ganz stark an den GTD (Getting Things Done) Ansatz und fahre damit sehr gut!

Wie gehen Sie mit Terminen um?

Diese werden – am besten sofort – in den Kalender eingetragen. Sonst sind sie „weg“. (Und Sie müssen natürlich sinnvoll sein!)

Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?

Ideen werden möglichst schnell festgehalten entweder in Evernote oder gleich im Todoist. Ich arbeite hier gerne auch mit Bildern!

Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?

Der Vorteil bei Delegation durch eMail: Ich schicke die eMal auch an den Todist (hier gibt es für jedes Projekt ein eigene eMail-Adresse) Ansonsten wird die Delegation im Todist in meiner Liste „Warten auf“ abgelegt. Ich muss dienstlich viele Leute „erinnern“.

Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

Mein Hund erinnert mich sehr regelmäßig/häufig daran mich zu bewegen
Vielen Dank für diese Ausführungen!
[yellow_box]Wenn Ihr auch Lust habt, über Eure Erfahrungen und Eure Arbeitsweise zu berichten, dann würden wir uns freuen. Ihr könnt schreiben, was Ihr für sinnvoll erachtet, Ihr könnt Euch an den oben gestellten Fragen orientieren – müsst es aber nicht. Fotos sind wichtig – am liebsten von Euch und Euren Tools – vielleicht auch von Eurem Arbeitsplatz und vielleicht auch von konkreten Beispielen, wie Ihr was eintragt.
Mailadresse: web@x17.de
Die Fragen:
Was machen Sie den ganzen Tag?
Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
Wie gehen Sie mit Terminen um?
Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?[/yellow_box]

Was mache ich den ganzen Tag:

Ich bin seit 28 Jahren als Leitungskraft in bisher drei sozialen Unternehmen tätig und in meinen Funktionen sowohl für Fachliches als auch für die betriebswirtschaftliche Leitung und die Personalführung verantwortlich. Zudem habe ich mit Mittelbeschaffung und Projektmanagement zu tun. Genauso wichtig ist mir die „Funktion“ als Familienmensch.
In beiden Bereichen versuche ich die Komplexität der ich ausgesetzt bin durch stetiges Vereinfachen entgegenzuwirken. Ständig viele Bälle in der Luft zu haben „ermuntert“ einen dazu.
Organisations- und Personalentwicklung, speziell Know-how-Transfer sind meine Leidenschaft und ich bin immer wieder auf der Suche nach dem Besserem. Als ehedem nicht gerade guter Schüler hat mich speziell das Thema Kreativitäts- und Moderationstechniken und Selbstorganisation gepackt.
Ich liebe das Buch „Lore´s Law“ von Scholz and Friends – mehr braucht es an Grundlagen-text für die Unternehmensführung nicht und finde mich wieder in dem Motto: Perfekt ist nicht wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern nichts mehr weglassen kann.

Meine Tools zur Selbstorganisation:

Bis vor drei Jahren – da wechselte ich zu einem anderen Unternehmen – habe ich meine Terminplanung ausschließlich mit dem X17-Kalender vorgenommen. Nunmehr „muss“ ich ein I-Phone mit Lotus-Notes-Kalender benutzen; wobei der Zugriff auf Kalender anderer und der Möglichkeit „einzuladen und eingeladen“ zu werden durchaus komfortabel ist.
„Sicherheitshalber“ nutze ich weiterhin einen X17-A6-Timer in kastanienbraunem Leder für drei Einlagen. Die Kalenderfunktion sichert meine privaten Termine und Jobs ab. Die Notizen und das Datenregister meine privaten Interessen.
Beruflich nutze ich als zentrales Tool eine Wiedervorlagemappe und Projektmappen mit von außen sichtbarem wiederbeschreibbarem Index (von Exacompta) und X-17-Notizhefte in A4+ zum Skizzieren von Projekten und Dienstbesprechungen. Als Hülle die Texton in schwarz.
Für die schnelle Notiz am PC nehme ich den X17-A5quer – ebenfalls in Texton-schwarz.
Zusätzlich für kreative „Schübe“ und als Vorbereitung für Seminare benutze ich die Mind-Papers in A6 im Büro und in A7 für die „kleinen Selbst-Hypnosen – Affirmationen“.
Einen im Büro, einen privat für unterwegs.
Zur Archivierung nehme ich einen Karteikasten, der den Titel „Werkzeugkasten für Entwicklungshelfer“ trägt. Hierzu hatte ich auf dem X17-Blog schon mal einen Eintrag verfasst.
Außerdienstlich benutze ich meinen X17-A6-Timer und meine aus einem Mind-Paper-A-7 selbstgebastelte Brieftasche, die auch schon in diesem Blog vorgestellt wurde. Die bietet Platz für das X17-Adressbüchlein, Perso, EC- und Krankencard sowie Führerschein, Fahrzeugschein und ein paar Karteikarten. Dazu in einem Penholder der Petit-B.
Meine alten Notizbücher und Kalendarien sammle ich in den X17-Archivboxen; Ersatzmaterial in zwei X47-Archivboxen.

Meine Arbeitsweise:

Ich arbeite nach dem Prinzip des leeren Schreibtisches. Man könnte es auch das „Außen-hui-innen-pfui-Prinzip“ nennen. Mir geht es darum, jeden Morgen bei Arbeitsbeginn und jeden Abend bei Arbeitsende das Gefühl zu haben, dass da nichts unerledigt ist und ich alles im Griff habe.
Wenn der Schreibtisch morgens leer ist, kann der Tag ohne Altlasten starten und wenn ich gehe, dann weiß ich, dass ich jetzt alles bewegt habe. Das entlastet mich ungemein.
Um sich auch effizient den Tagesroutinen aber vor allem dem Kreativen / Planerischem widmen zu können, beherzige ich eine Grundidee, die auf Frederik Vester und die Gebrüder Buzan (Erfinder des Mindmapping) aufsattelt und die lautet:
Der Kopf / die „interne Festplatte“ muss einen freien Blick haben auf einen freien Platz / Schreibtisch, damit die Ideen Raum haben sich zu entfalten.
Wichtig ist mir auch, dass mir nicht irgendetwas „durch die Lappen geht“.
Um diesen Ansprüchen zu genügen, benötige ich eine entsprechende Arbeitsumgebung:

1. Einen Kalender, der mir „sagt“ was ich tun soll. Dieser liegt auf dem Schreibtisch.
2. Eine Wiedervorlage-Mappe (auf einem Regal neben dem Schreibtisch), in dem die Jobs Vorgänge) für den Tag enthalten sind. Meistens handelt es sich um einen bis mehrere Blätter:Notizen, Briefe, Mailausdrucke (Ja: ich drucke alle Mails aus, auch die die ich anderen schicke) und Aufträge die ich mir und anderen gebe. Dadurch geht einem nichts durch die Lappen und das weiß auch die Umgebung.Diese sogenannten Vorgänge werden auf den Termin, zu dem ich sie brauche gelegt oder auch mal ein paar Tage vorher, wenn ich einen Kontrolltermin vorgeschaltet habe. Alle Vorgänge werden mit dem Wiedervorlage-Termin versehen: falls mal eine Unterlage rausfällt, weiß ich wohin damit. Bis zu drei Blätter werden zusammen-getackert; darüber hinaus nehme ich Plastikeinschubhüllen; das vereinfacht auch das Ablegen und sortieren auf dem Schreibtisch.
3. Fächermappen für alle Vorgänge, die komplexer Natur (Projekte) sind und sowohl längerfristig angelegt sind, als auch zu umfangreich um sie in einer Wiedervorlage-Mappe unterzubringen. Hinzu kommen Mappen für immer wiederkehrende Sitzungen / Gremien.Dafür benutze ich Exacompta-Fächermappen, die ein Register aufweisen, das sich mit Bleistift immer wieder neu beschriften lässt, so dass ich bereits an der geschlossenen Mappen sehe was drin ist. So habe ich in Sitzungen die benötigten Unterlagen zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt immer sofort parat. Um den Überblick über diese Mappen nicht zu verlieren, habe ich ein Register angelegt und dieses vis á vis auf einem Whiteboard platziert.
4. X17-Notizbuch für Notizen zu Jobs, To-Do-Listen und Projekten unter dem Schreibtisch auf einem Rollcontainer
5. Mind-Papers ebenfalls für „kreative Schübe“ speziell um sie für Visualisierung auf Metaplan-Tafeln anzubringen auf dem Regal neben dem Schreibtisch
6. X17-A5quer vor dem PC für die schnelle Notiz bei der Rechnerarbeit.
7. Ein No-Go sind für mich Eingangs-, Ausgangs- und Bearbeitungskörbe. Diese verhindern das schnelle Erfassen der Aufgaben und zwingen dazu jeden Tag wieder zu schauen ob noch ein Job offen ist und dies erschwert die entspannte Haltung.

Nach jedem Job wird der Schreibtisch leer geräumt!

Hier noch mal die Systematik als Grafik:

 
Der weitere wesentliche Vorteil dieser Arbeitsumgebung besteht darin, dass ich (und auch andere, falls ich abwesend bin) problemlos alles finden und ich damit auch vertreten werden kanne, weil man schlimmstenfalls in einer Wiedervorlage-Mappe 31 Fächer durchsuchen muss oder die Fächermappen filzt.

Mein Arbeitstag verläuft entsprechend dieser Ablage-Organisation wie folgt:

1. Rechner starten, in Lotus-Notes den Kalender und den E-Mail-Account öffnen.
2. Aus meiner Wiedervorlage-Mappe den Kalenderausdruck des Tages (für Telefonnotizen etc. und damit ich den Tag vor Augen habe, auch wenn ich am Rechner arbeite) ablegen.
3. Die Vorgänge des Tages aus der Wiedervorlage-Mappe auf dem Schreibtisch nebeneinander in der Reihenfolge der Abarbeitung legen
4. Sollte ein weiterer Job / eine Anfrage (was auch immer) auf mich zukommen, wird zunächst geschaut, ob das sofort gemacht werden muss oder warten kann. Alles was weniger als 5 Minuten dauert mache ich gleich. Wenn etwas länger dauert und nicht dringlich ist, wird ein geeigneter Termin gesucht und die Unterlage zu dem Job (Brief, Mail, eigene Notiz bei z.B. Telefonaten) kommt in die Wiedervorlage-Mappe
5. Zum Tagesende alles wieder „zurückräumen“ oder gezielt auf einem Extra-Tisch ausbreiten – der Schreibtisch bleibt leer!
6. Am letzten Arbeitstag der Woche die nächste Woche vorbereiten in dem pro Tag aus dem Lotus-Notes-Kalender der Wochentag ausgedruckt wird und die Vorgänge die dazugehören in der Abarbeitungsreihenfolge in der Wiedervorlage-Mappe platziert werden.

Wie ich mit Terminen umgehe:

Ich bin von Terminen geflutet. In etwa die Hälfte bis zwei Drittel meiner Arbeitszeit verbringe ich in Sitzungen und Gesprächen die ich plane oder andere mit und für mich.
Auf solche Gespräche bereite ich mich genauso vor, wie ich mich auch Sitzungsagenden, die ich mit einem Simultanprotokoll koppele, vorbereite: Was und wie macht wer mit wem bis wann.
Im Übrigen lege ich erheblichen Wert auf Pünktlichkeit – für mich ist Unpünktlichkeit Ausdruck mangelnder Wertschätzung, weil Zeit das einzige ist, das sich nicht ersetzen lässt.

Wie ich mit Todos/Aufgaben/Idee umgehe:

Wir arbeiten mit Zielvereinbarungen, die damit beginnen, dass wir in einem zweitägigen Workshop die Aufgaben des Folgejahres erarbeiten und diese in eine Agenda (Baustellen genannt) einarbeiten. Daraus wird eine Übersicht nach Themen (Baustellen 20xx- Teil 1 – …) sowie nach Personen (Cockpit) angefertigt.
Ich selber verfahre ansonsten so, wie oben beschrieben.

Wie ich mit Delegation umgehe:

Da zitiere ich mal Matthias Büttner: „Die meisten Dinge kann ich mit einer Email delegieren. Ich delegiere auch mal an mich und schreibe mir selbst eine Email und/oder setze mich „cc“. Ich ordne dann die „cc“ Emails meinen Baustellenordnern zu. (….) Delegationen notiere ich mir (in der Wiedervorlagemappe).“
Delegation setzt Zielvereinbarung voraus und benötigt Kontrolle.

Wie ich es mit Gesundheit und Sport halte:

Kein Nikotin, kein Alkohol, der Versuch sich immer qualitativ hochwertig zu ernähren und vernünftig zu schlafen und zweimal wöchentlich Wing Tsun (chinesische Kampfkunst).
Zudem noch auf das Trimm-Rad und Gewichte.

Woran ich noch arbeiten muss:

Die Stringenz bei der Ernährung, dem Trimm-Rad und den Gewichten. Mehr Flüssigkeit aufnehmen und sich nicht so leicht nerven lassen.
Vielen Dank für diese Ausführungen.
[yellow_box]Wenn Ihr auch Lust habt, über Eure Erfahrungen und Eure Arbeitsweise zu berichten, dann würden wir uns freuen. Ihr könnt schreiben, was Ihr für sinnvoll erachtet, Ihr könnt Euch an den oben gestellten Fragen orientieren – müsst es aber nicht. Fotos sind wichtig – am liebsten von Euch und Euren Tools – vielleicht auch von Eurem Arbeitsplatz und vielleicht auch von konkreten Beispielen, wie Ihr was eintragt.
Mailadresse: web@x17.de
Die Fragen:
Was machen Sie den ganzen Tag?
Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
Wie gehen Sie mit Terminen um?
Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?[/yellow_box]

• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie mit dem X17 QUER?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
• Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?

Schreiben und Organisieren ist mein Handwerkszeug, denn ich arbeite als Online-Redakteur, Redenschreiber und Veranstaltungsorganisator in einem Unternehmen mit etwa 5.000 Mitarbeitern in Berlin. Ich gehe etwas ausführlicher auf den X17-Querdenker ein, denn zum einen ist er nach vier Monaten im Einsatz mein wichtigstes Arbeitswerkzeug geworden. Zum anderen möchte ich andere Leser dieses Blogs, die sich mit dem Gedanken beschäftigen, sich den Querdenker anzuschaffen, einen kurzen Erfahrungsbericht bieten.
Was machen Sie den ganzen Tag?

Ich bin als Online- bzw. Betriebsredakteur viel unterwegs, um Veranstaltungen zu besuchen oder mit Kollegen in unseren Filialen zu sprechen. Zum Mitschreiben nutze ich unterschiedliche Notizbücher, je nachdem ob ich im Sitzen oder Stehen schreiben muss. DIN A6-Notizblöcke oder Reporterblöcke nutze ich überwiegend beim Stehendschreiben, die kann ich besser in der Hand halten als größere Formate. Wenn ich eine Person interviewe, dann schreibe ich ebenfalls handschriftlich mit oder nutze ein Diktiergerät. Aus den Informationen schreibe ich Artikel für unser Intranet oder Mitarbeiterbriefe/Reden der Geschäftsführung. Sie sind auch Grundlage für Presseinformationen oder Texte für unsere anderen Redaktionen, die externe Zielgruppen bedienen.
Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
Meine Arbeitswerkzeuge sind der PC mit Word-, Powerpoint- und Excelprogramm sowie Outlook, einen X17 A5-Querdenker, ein Tablet und Smartphone, Notizblöcke und –bücher in unterschiedlichen Formaten, X47 mein Telefon und meinen Kopf.
Der x17-Querdenker
Meinen A5 Querdenker, ich habe die Variante in rotem Leder, fülle ich mit Notizen, Aufgabenlisten, Telefonmitschriften oder Gedankenblitzen. Ich nutze zurzeit die „5×3“-Methode als Notizheft und das klassische Kalendarium. Nach vier Monaten im Einsatz kann ich feststellen, dass mir der Querdenker ausgesprochen gut gefällt. Das Format A5 quer ist gewöhnungsbedürftig, aber zwischenzeitlich bin ich wirklich begeistert und das Arbeiten mit dem Teil macht mir wirklich großen Spaß.
Und das Teil ist ein wahrer Hingucker: Ich bin noch nie so häufig auf ein Notizbuch oder einen Kalender angesprochen worden. Allerdings liegt er bei mir nicht vor der Tastatur, was vom Hersteller als Vorteil beschrieben wird. Bei mir ist das eher ein gravierender Nachteil: Wenn ich meine Arme darauf abstütze, um mit der Tastatur zu schreiben, dann wackelt der Querdenker und ich vertippe mich. Das Wackeln ergibt sich aus den beiden Gummiringen, die die beiden Bücher im Querdenker fixieren. Die stehen äußerlich am Buchrücken etwas ab und verursachen die Unebenheit. Andere Nutzer mögen damit klar kommen.
Im oberen Teil der Seite des Notizbuchs notiere ich die wichtigsten Aufgaben und teilweise auch Termine. Im Hauptfeld ist Platz für alles, was ich am Tag erledigen muss. Kurze Notizen aus Telefongesprächen, Mitschriften aus Meetings oder neue Aufgaben, die sich ergeben, finden auch Platz. Was ich nicht erledigt habe, markiere ich mit einem grünen Textmarker. Die Markierung finde ich schnell wieder und brauche den Eintrag nicht nochmal aufschreiben. Bislang habe ich fast für jeden Arbeitstag eine Seite mit Notizen befüllt. Ich empfinde das Querformat als wirklichen Vorteil, weil die zu schreibenden Zeilen länger sind als im Hochformat. Ich schreibe hauptsächlich mit Uniball-Tintenschreiber von Faber Castell in unterschiedlichen Farben und in der feinsten Stiftstärke.

Wie gehen Sie mit Terminen um?
Termine trage ich in den Kalender ein, verschiedene Farben unterscheiden berufliche und private Termine, das Wochenende grenze ich mit einem gelben Textmarkerstrich ab und Feiertage oder Urlaub durchkreuze ich grün. Der Kalender bietet ausreichend Platz für die Einträge. Auch durch verschobene oder durchgestrichene Termine bleibt der Kalender übersichtlich. In der linken Spalte der Kalenderseite trage ich u.a. Termine ein, an denen ich nicht teilnehme, aber deren Ergebnisse für mich wichtig sind, wie etwa Pressekonferenzen.
Als elektronischen Kalender nutze ich Outlook am Arbeitsplatz und die App „CalenGoo“ auf meinem Tablet und Smartphone. Es ist eine umfangreiche Kalenderanwendung mit Einbindung in den Googlekalender. In CalenGoo lassen sich Aufgaben und Notizen den Terminen zuordnen, Todo-Listen erstellen und unterschiedliche Kalender, wie beruflich, privat, Urlaub, können geführt werden. Da ich sehr viele Termine habe, ist die Pflege der Kalender ein absolutes Muss für mich, da teilweise auch Kollegen Einsichten in die Kalender haben, um Termine abzugleichen.
Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
E-Mails lese ich meistens sofort, da ich häufig auf Informationen warte, die ich direkt weiterverarbeiten muss oder möchte. Wenn ich Ruhe am Arbeitsplatz benötige, dann schalte ich meinen Anrufbeantworter ein, stelle ein Pappschild mit dem Hinweis „Bitte nicht stören“ auf (ich arbeite in einem 4-Personen-Büro und unsere Bürotür ist selbstverständlich unverschlossen, da wir als Kommunikationsarbeiter eigentlich immer ansprechbar sind) und vernachlässige das Kontrollieren des E-Mail-Posteingangs.
Meine letzte Aktion kurz vor Feierabend ist der Blick auf den nächsten Tag: Welche Aufgaben und Termine stehen an, was benötige ich noch zur Vorbereitung? Und überprüfe, welche Aufgaben ich nicht geschafft habe. Ich versuche eigentlich jeden Morgen unangenehme Aufgaben/Angelegenheiten/Telefonate zu erst zu erledigen und nicht vor mich her zu schieben. Das ist für mich ein beruhigendes Gefühl und gibt mir irgendwie Sicherheit für die anderen Aufgaben. Ich fühle mich dann besser und brauche auch nicht an das Unangenehme zu denken. Danach verplane ich meine Aufgaben auf den Arbeitstag: Artikel schreiben, Recherchieren, Termine vorbereiten, Dauer der Hin- und Rückfahrten bei außerhäusigen Terminen einplanen, Fahrtrouten checken, Telefonate führen, E-Mails schreiben.
Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
In meiner Freizeit nutze ich als Notizbuch ein X47 Slimline A6 mit einer Notizbucheinlage. Das passt in fast jede Jackentasche und ist schnell zur Hand. Dort trage ich auch Ideen, Gedankenblitze etc. ein. Termine schreibe ich unterwegs in den CalenGoo-Kalender in meinem Handy oder Tablet und übertrage sie später in den Querdenker. Notizen mache ich sehr selten auf den elektronischen Wegbegleitern. Das Getippe auf den kleinen Tasten fällt mir als Grobmotoriker sehr schwer. Ansonsten schreibe ich Ideen auf alles, was sich beschreiben lässt. Oder ich sage mir die Idee so lange vor mir her, bis ich etwas Schreibbares in den Händen habe.
 Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
In meiner Abteilung gibt es regelmäßige Jour Fixes, Meetings, Projektbesprechungen und Redaktionssitzungen, in denen Aufgaben, Themen und Termine verteilt werden. Delegieren gehört für mich zum Arbeitsalltag. Aufträge, die ich nicht übernehmen kann, gebe ich an Kollegen, Projektmitarbeiter oder Agenturvertreter weiter. Den Erfolg kann ich kontrollieren, in dem ich sehe, ob etwa ein Artikel zu dem delegierten Thema erstellt worden ist, oder am Projektverlauf erkennen.
Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
Da meine Arbeitstage oft sehr lang sind, habe ich kaum Zeit für sportliche Aktivitäten. Ich versuche morgens nicht bis zur Endstation mit der U-Bahn zu fahren, sondern eine Station vorher auszusteigen und die letzte Strecke zu laufen. Im Sommer fahre ich abends oft noch mit dem Rad durch die Gegend, um mich etwas zu bewegen. Ich habe in meiner Nachbarschaft einen Lieblingsplatz am Fluss. Dort kann man bei gutem Wetter jeden Abend einen herrlichen Sonnenuntergang anschauen. Dabei kann ich ausgezeichnet meine Seele baumeln lassen und das ist ein guter Ausgleich zum Job. Da ich selber kreativ bin, meine Ideen umsetze, Artikel veröffentliche oder Veranstaltungen organisiere, brauche ich in meiner Freizeit nichts dergleichen. Rad fahren, Fotografieren, Wandern oder einfach an einem der vielen schönen Flecken in meiner Nähe am Wasser sitzen und das Leben genießen, das sind meine Lieblingsbeschäftigungen.
Ernährung
Für mich ist das Frühstück sehr wichtig, da lasse ich mir Zeit und es ist es für mich eine gute Grundlage für den Tag, der oft hektisch und stressig genug ist. Beim Essen achte ich darauf, dass ich nicht jeden Tag Fleisch esse. Wird in unserer Kantine z.B. ein Fleischgericht angeboten, dann wähle ich das Gericht ohne das Fleisch, was zu Irritationen bei der Küchenkraft führt. Beispiel: „Ich hätte gerne Hackbraten ohne Hackbraten.“ Dann sind auf meinem Teller Kartoffeln, Gemüse und etwas Soße. Den Heißhunger am Nachmittag stille ich mit einem selbst geschmierten Butterbrot statt mit einem Stück Kuchen.
Was kann ich verbessern?
Ich muss noch lernen, mehr Aufträge zu delegieren oder nicht anzunehmen. Ich halse mir oft zu viel auf und gerate dann in Termindruck. Das ist möglich, aber es fällt mir schwer, da ich meine Kunden zufriedenstellen und auch einen gewissen Service anbieten möchte.

* Erkärung zur Bezeichnung „kreativer Arbeiter“: „Bis ein Artikel geschrieben, eine Rede gehalten oder eine Veranstaltung über die Bühne gegangen sind, steckt für mich jede Menge harter Arbeit darin. Es ist kein Freizeitvergnügen, sondern Arbeit, für die mich mein Arbeitgeber bezahlt. Daher „Kreativer Arbeiter“.“

Was machen Sie den ganzen Tag?

Ich bin freiberufliche Redakteurin und Lektorin und arbeite in den Bereichen Museum, Kultur, Archäologie, Geschichte, Literatur und Social Media. Mein Beruf ist sehr abwechslungsreich und ich liebe ihn. Aber es ist auch stressig und es gibt immer viel, an das ich denken muss. Die analoge Organisation mit Kalender und Notizbuch, die immer in meiner Tasche sind, gehören als wichtigste Arbeitsmittel dazu.

Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?

Ganz wichtig sind in meinem Job die Deadlines und bei größeren Projekten natürlich nicht nur meine eigenen Deadlines, sondern auch die aller anderen beteiligten Personen (wie etwa Autoren, Übersetzer, Grafiker, Drucker, Verleger etc.). Die wichtigsten Tools hierbei sind zum einen mein Kalender, mein Notizbuch, mein Smartphone und natürlich mein Emailaccount. Als Kalender nutze ich einen kleinen einfachen Taschenkalender mit zwei Wochen auf zwei Seiten. Für die schnelle Terminübersicht unterwegs hat sich dieser Kalender in den letzten Jahren einfach bewährt. Außerdem ist er sehr flach und passt in jede Tasche hinein. Über meinem Schreibtisch hängt noch ein Monatskalender, damit die Monatsübersicht nicht aus dem Blick gerät. Für die digitale Variante nutze ich meinen Thunderbird-Kalender.

Als Notizbuch hatte ich bis vor Kurzem immer eine Din A5 Kladde dabei. Ich schreibe viele Notizen und Merkzettel und Listen während meiner Arbeit. Inzwischen nutze ich aber mein X17 RoadSkin graphit in der Größe A6 mit 3 Notizeinlagen. Der flexible Umschlag und die Anordnung mit drei unterschiedlichen Heften (ich habe 1x liniert, 1x kariert und 1x blanko) macht die Handhabung und Nutzung des Notizbuchs sehr praktisch. Das erste Heft nutze ich seit letztem Monat als Bullet Journal. Eine sehr interessante Art und Weise Notizen zu machen, die ich kürzlich erst entdeckt habe und sie nun begeistert einsetze. Jeden Tag wird eine ToDo-Liste angelegt und die erledigten Aufgaben abgehakt oder wenn noch nicht erledigt, zum nächsten Tag übertragen. Eine tolle Erklärung des Systems (inklusive kurzem Erklärvideo) findet sich bei Ryder Carroll auf bulletjournal.com. Das Bullet Journal-Prinzip funktioniert für mich sehr gut, da ich schon immer gerne Listen geschrieben habe. Die Systematisierung mit einem Index etc. erleichtert die Arbeit ungemein; ich suche nicht mehr ewig nach irgendwelchen Notizen im Buch, sondern kann sie schnell finden. Außerdem habe ich das Gefühl, dass ich dadurch konzentrierter und effizienter arbeite.

Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?

Ich arbeite hauptsächlich mit Texten. Ob Flyertext, Ausstellungskatalog, Zeitschriftenartikel, Sachbuch oder Dissertation – die unterschiedlichsten Textsorten landen auf meinem Schreibtisch. Ich arbeite sowohl digital am PC wie auch analog mit Papierausdrucken. In beiden Fällen schreibe ich viele Notizen und ToDo-Listen. Mein Notizbuch liegt bei der Arbeit also ständig in Reichweite, damit ich Dinge notieren kann, an die ich denken muss, die mir einfallen oder die besonders wichtig sind.

Wie gehen Sie mit Terminen um?

Termine vereinbare ich entweder persönlich, telefonisch oder per Email. Ist der Termin bestätigt, wird er in meine Kalender fest eingetragen. Noch unbestätigte Termine trage ich vorerst mit Bleistift ein. Aber in der Regel kommen auch diese sofort in meinen Kalender, damit ich eine grobe Übersicht habe.

Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?

Ideen und Aufgaben sind ebenso zentrale Dinge, die sich in meinem Notizbuch wieder finden. Nach dem neuen Bullet Journal-Prinzip versammele ich Ideen nun auf einer eigenen Seite im Notizbuch. Die Aufgaben finden sich unter dem jeweiligen Tag wieder. Durch den Index am Anfang des Bullet Journals und die Seitenzahlen lassen sich diese Seiten schnell wieder finden.

Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?

Da ich Freiberuflerin bin und keine Angestellten habe, delegiere ich eher selten. Es kann aber in größeren Projekten wie etwa Redaktionsaufträgen durchaus vorkommen. Hierbei nutze ich dann Projektmanagment-Tabellen oder Monatsübersichten (je nach Aufwand und Komplexität), die meist an meiner Pinnwand in Sichtweite hängen. Hier sind die oben genannten Deadlines wieder wichtig. Ist etwas zu der gestellten Deadline noch nicht eingetroffen, frage ich freundlich nach bzw. aktualisiere den Zeitplan. Flexibilität ist hier besonders wichtig.

Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

Beides sind wichtige Punkte, die ich manchmal aber doch zu sehr außer Acht lasse. Immerhin habe ich letztes Jahr mein Fahrrad reaktiviert und fahre nun die meisten Strecken mit dem Rad – und das so gut wie täglich. Im Gegensatz zu meiner Arbeit führe ich zu Gesundheit und Sport überhaupt kein Notizbuch. Dies sind Notizbuchfreie Lebensbereiche, obwohl ich Notizen und Notizbücher ansonsten sehr schätze.

Was müssen Sie noch optimieren?

Oh da gibt es sicherlich vieles. Optimierungsbedarf besteht immer. Ob es Zeitplanung ist, effizienter zu arbeiten, Emails nicht immer direkt abzurufen und zu beantworten oder auch mehr Sport zu machen. Ich versuche eins nach dem anderen anzugehen. Aktuell arbeite ich beispielsweise daran, wirklich regelmäßig zu bloggen.

[yellow_box]Wenn Ihr auch Lust habt, über Eure Erfahrungen und Eure Arbeitsweise zu berichten, dann würden wir uns freuen. Ihr könnt schreiben, was Ihr für sinnvoll erachtet, Ihr könnt Euch an den oben gestellten Fragen orientieren – müsst es aber nicht. Fotos sind wichtig – am liebsten von Euch und Euren Tools – vielleicht auch von Eurem Arbeitsplatz und vielleicht auch von konkreten Beispielen, wie Ihr was eintragt.
Mailadresse: web@x17.de
Die Fragen:
Was machen Sie den ganzen Tag?
Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
Wie gehen Sie mit Terminen um?
Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?[/yellow_box]

Und das sind die Fragen:

• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
• Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?

Los gehts:
1.) Was machen Sie den ganzen Tag, Herr Rödder?
In der Woche habe ich einen ganz normalen Bürojob in einem Wohnungsunternehmen, 9to5 quasi. EDV, Mieterbelange, die Homepage, Buchhaltung, Zahlen, damit kann man sich gut den ganzen Tag beschäftigen.
In meiner Freizeit kümmer ich mich auf der einen Seite um die Social-Media-Ebene bei X17 und auf der anderen Seite um mein eigenes Blogzine ZoomLab. Zwischendurch fotografiere ich sehr gern und kümmer mich natürlich ständig um meine Familie (Frau & 2 Kids)! Am Wochenende bin ich zwischendurch noch als DJ in den Clubs unterwegs. Ein Kalender & Notizbuch ist also unumgänglich!
2.) Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
Ich trage meinen A5 X17 mit 3 Einlagen eigentlich immer mit mir rum. Darin befinden sich die beiden Kalender-Hefte für das aktuelle Jahr und ein Notizheft, um das sich eine Doppeltasche schmiegt! Hier kommen Termine rein, die vor allem X17, das ZoomLab und die DJ-Arbeit betreffen. Aber auch Geburtstage oder andere wichtige Termine stehen da drin. Ausserdem versuche ich regelmäßig ein Tagesfazit zu verfassen. In das Notizheft kommt alles, was mir so einfällt und was ich für wichtig empfinde. Natürlich komme ich ohne eine digitalen (gemeinsamen) Familien-Kalender nicht aus. Sonst bricht das Chaos aus! Da liefert outlook.com die beste Möglichkeit für mich!
In outlook.com, dem E-Mail-Dienst von Microsoft, laufen alle meine Mails auf, ich habe einen sehr guten Kalender, in dem alle Termine (auch die der Frau) eingetragen sind. Zusätzlich integriert ist ein Online-Speicher, über den man wunderbar Daten und Fotos speichern kann, bestimmte Ordner können für bestimmte Personen freigegeben werden, es erleichtert vieles.
Weiterhin benutze ich 2 X47 Steel. Ein rotes für das Thema Musik, wo Titel und Künstler reinkommen, die ich noch anhören will oder muss, mp3s die ich noch kaufen möchte, bisher unbekannte Remixe und Neuigkeiten, die man im Internet oder auf Mixtapes hört. Da schreibe ich im Grunde täglich mehrfach rein! Das zweite X47 Steel Büchlein ist mein „Travelbook“, das ich immer mitnehme, wenn ich auf Reisen bin. Quasi ein Reise-Tagebuch. Gedanken, Ideen, Adressen, Hotels, die man empfehlen kan (oder auch nicht) und vieles mehr. Quittungen und wichtige Erinnerungen (Eintrittskarten etc.) lege ich in der Doppeltasche ab.
Ohne Smartphone geht es natürlich (fast) nicht. Hier nutze ich aktuell ein Android-Smartphone über das ich Kalender & Adressen pflege. Natürlich wird es auch für Facebook, Twitter, Instagram und so weiter genutzt. Für ganz wichtige Termine, die ich nicht vergessen darf, nutze ich auf dem Telefon gerne auch Wunderlist, um bei den digitalen Medien zu bleiben.
Hier kann ich gut auch wiederkehrende Termine eintragen, Erinnerungen werden direkt auf dem Display angezeigt, sprich ich werde erinnert! Aber eine ToDo-Liste abzuarbeiten und die erledigten Dinge „durchzustreichen“ ist halt immer noch am besten!

3.) Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
Trotz der Kalender arbeite ich sehr viel „frei Schnauze“. Logisch, wichtige Deadlines oder Termine werden eingehalten, ToDo-Listen werden Stück für Stück abgearbeitet, aber wenn ein spannendes Thema per Mail reinkommt (Blog), schiebe ich das auch dazwischen. Im Büro dagegen gibt es feste Termine (Updates, etc.) und da kommt auch nix zwischen. Das hat dann absolute Priorität!
4.) Wie gehen Sie mit Terminen um?
Ich versuche sie immer einzuhalten. Gerade persönliche Meetings, Arzt-Termine und auch Termine mit meiner Frau und Freunden sind sehr wichtig und müssen eingehalten werden. Ich bin ein sehr großer Freund von Pünktlichkeit!
5.) Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
Ideen werden als erstes aufgeschrieben. Manchmal ist es auch nur ein Foto, das man schnell mit dem Smartphone macht. Meist sitzt man dann Abends oder Nachmittags vor dem Buch und liest die Ideen durch. Solche, die gut sind, bleiben bestehen und werden ausgearbeitet, andere werden auch mal hinten angestellt oder auch durchgestrichen. Wichtig für mich ist, alles mit einem Datum zu versehen, damit ich beim späteren Blättern noch erkennen kann, wie lange diese Idee schon schlummert und ob man sie jetzt noch umsetzen kann oder sollte!
6.) Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
Da ich auf der einen Seite im Angestelltenverhältnis bin, delegiere ich nicht. In meinem privaten Blog und treiben als DJ bin ich alleine, da delegiere ich allerhöchstens mich selber!
7.) Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
Sport ist wichtig, keine Frage. Ich merke es gerade jetzt, nach einer OP, ich darf länger keinen Sport machen und das merkt mein Körper sofort. Ansonsten ist gesunde Ernährung das A und O. Ausgewogen, abwechslungsreich, selbstgemacht. Dann kann man auch mal eine Pizza oder Hamburger essen, natürlich auch am liebsten selbstgemacht. Bekannte FastFood-Ketten versuche ich zu vermeiden.
Was den Sport angeht, mir fällt es am leichtesten, wenn ich mir in der Woche 2 – 3 feste Termine für den Sport eintrage. Dann klappt es nämlich auch, da man sich nichts anderes vornimmt!
Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?
Also was X17 & X47 angeht, bin ich sehr zufrieden, gut durchdachte Produkte, sehr gut verarbeitet, da kann man nicht meckern. Klar, perfekt ist nichts, aber X17 ist sehr nah dran.
Persönlich gibt es natürlich immer etwas. Regelmäßiger Sport treiben, noch gesünder ernähren, mehr Zeit für die Familie haben, mehr bloggen, mehr Fotografieren, wobei alles zusammen dann wieder nicht funktionieren kann… Aber grundsätzlich bin ich ein sehr glücklicher Mensch und darauf kommt es doch an!
[yellow_box]Wenn Ihr auch Lust habt, über Eure Erfahrungen und Eure Arbeitsweise zu berichten, dann würden wir uns freuen. Ihr könnt schreiben, was Ihr für sinnvoll erachtet, Ihr könnt Euch an den oben gestellten Fragen orientieren – müsst es aber nicht. Fotos sind wichtig – am liebsten von Euch und Euren Tools – vielleicht auch von Eurem Arbeitsplatz und vielleicht auch von konkreten Beispielen, wie Ihr was eintragt.
Mailadresse: web@x17.de
Die Fragen:
Was machen Sie den ganzen Tag?
Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
Wie gehen Sie mit Terminen um?
Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
Womit sind Sie noch nicht so richtig zufrieden?[/yellow_box]

• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

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• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

Den Anfang macht X17-Chef Matthias Büttner:

Mein Bedarfsprofil / Was mache ich den ganzen Tag:

Ich habe drei Firmen, drei Kinder und den Kopf immer voll von Ideen, die ungesetzt werden wollen. Ich bin Geschäftsführer von X17, X47 und der Grünen Welle Vertriebs GmbH und in dieser Funktion insbesondere für Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung zuständig. Ich lebe also mit ständiger Überforderung. Ich habe leider nicht so viele Mitarbeiter, dass ich alles sauber delegieren könnte und muß also ständig hart priorisieren.
Mir ist es wichtig, dass alles läuft, die Zahlen stimmen, aber auch die Gesundheit und die Familie nicht auf der Strecke bleiben. Ferner ist es mir wichtig, dass ich eine saubere Historie führe, was ich wann gemacht habe – ich möchte gerne noch nach Jahren wissen, wie ich meine Zeit verbracht habe.

Meine Tools zur Selbstorganisation:

Das wichtigste Instrument ist für mich mein Mabook A6 in Gaucho Mahagoni, ausgestattet mit einem Monatsplaner, dem Wochenkalender Zeitkreise und dann natürlich die Notizen.
Das zweitwichtigste Instrument ist für mich Outlook – ich sitze fast den ganzen Tag am Rechner. Emails sind für mich der Schlüssel.
Des weitere benutze ich das iPhone 5 und die iPhone 5-Hülle für Geldscheine, Belege und Notgroschen. Mit dem iPhone telefoniere ich :-), mache Fotos und nutze viele kleine Apps, die aber verzichtbar wären.
Mabook A6 und iPhone-Hülle habe ich immer bei mir – meist auch meine X17-A4+ Hülle mit einem Heft und Doppeltaschen – mein Lieblingsleder ist hier Brandy.
Die A4+ Hülle nutze ich für Besprechungen und zum Transport von DIN A4-Blättern, das sind bei mir Rechnungen und Kontoauszüge.

Als weiteres Hilfsmittel nutze ich Microsoft Word – allerdings in einer besonderen Form: Ich habe eine große Datei, die immer in der Gliederungsansicht steht. Diese Sonderfunktion von Word ist besonders hilfreich, wenn man Überblick behalten möchte. Man kann hier hervorragend kategorisieren und hierarchisieren – ich habe für jede Firma und jeden Arbeitsbereich eine Überschrift und gliedere Aufgaben und Erkenntnisse darunter. Hier kommen alle Ideen und Aufgaben hinein, die nicht sofort umgesetzt werden können (die Liste ist lang, die Datei ist mächtig). Hier sammle ich auch alle Adressen und Namen, die mir wichtig erscheinen.
In meiner Freizeit, insbesondere, wenn ich auch Urlaub bin, habe ich einen X47-Steel Notizbuch als 1er im Format A6 dabei. Das Mabook ist mir dann zu dick und zu schwer. Im Urlaub will ich auch loslassen und keine Termine im Kopf haben. Der Steel ist ideal für mich, weil er flach ist und in jede Tasche passt. Hier habe ich auch die Variante in Brandy.
Mein Kleingeld verwahre ich vor allen Dingen im Auto. Dabei hilft mir meine kleine Geldbörse X47-Uno1. Diese liegt im Aschenbecher – ich bin Nicht-Raucher.
Meine alten Notizbücher und Kalendarien sammle ich in den X47-Archivboxen.
Meine Schlüssel hängen an einem X47-Schlüsselanhänger – den habe ich natürlich auch immer dabei.

Meine Arbeitsweise:

Das erste, was ich morgens mache, ist das Notieren der wichtigsten Aufgaben in meinem Wochenkalender Zeitkreise, also in meinem Mabook. Hier arbeite ich streng nach der 5×3 Methode – für jeden Tag notiere ich mir drei wesentliche Aufgaben, die ich schaffen möchte.
Dann setze ich mich an den Rechner, arbeite die relevanten Emails ab – auch hier habe ich mir einen Trick erarbeitet: Ich habe mir eine Liste von „Baustellen oder Projekte“ angelegt, die bearbeitet werden müssen. Auch in Outlook kann man hervorragend hierarchisieren und kategorisieren.
Da ich immer sehr viele und manchmal auch sehr kleine Aufgaben habe, lohnt es sich nicht, diese in meinen Kalender einzutragen. Der Eingangskorb dient mir als Aufgabenliste und ich bemühe mich, diese Liste täglich komplett abzuarbeiten – was meistens nicht klappt.
Alle Termine und die wichtigsten Aufgaben stehen bei mir in meinem Mabook, alles andere regele ich über Outlook.
Die wichtigsten Termine und auch die wichtigsten Ereignisse und das, was ich an dem Tag geschafft habe, trage ich zudem – also doppelt – in meinen Monatsplaner ein. So habe ich täglich ein Erfolgserlebnis und kann noch nach Jahren nachvollziehen, was in der Woche oder in dem Monat geschehen ist.
Am Silvesterabend mache ich – sehr zum Leidwesen meiner Familie – eine Flasche Wein auf, eine gute Zigarre an und ein Word-Dokument auf und resümiere über mein Jahr. Dafür gehe ich meinen Monatsplaner, meinen Wochenkalender und alle Notizen durch, die ich in dem Jahr gemacht habe. Jahresabschlußhygiene und Planung für das nächste Jahr. Das mache ich schon seit 25 Jahren. Es ist immer wieder toll, wenn man auf diese Art und Weise in seine Vergangenheit eintauchen kann. (Blog-Artikel: Mein persönlicher Jahresabschluß)
Da ich selbständig bin und meinen Mitarbeitern vertrauen kann, arbeite ich recht viel von zu Hause aus. Hier kann ich dann früh am Morgen anfangen – gerne schon um 05:00 Uhr (Blog-Artikel: Morgens um 05:00 Uhr …). Ich beginne dann immer mit den wichtigsten Aufgaben und dokumentiere die Ideen, die ich habe. Irgendwann im Laufe des Tages fahre ich in meine Firma und mache dort das, was zu tun ist. Der kreative Teil – die Kür – findet bei mir vormittags und damit meist zu Hause statt, nachmittags dann d .er Pflichtteil. Ich bemühe mich, um 17:00 Uhr aufzuhören.
Mein Glück ist, dass ich nahe an meinem Firmengebäude wohne, sodass Fahrtzeiten bei mir keine Rolle spielen.

Wie ich mit Terminen umgehe:

Ich habe nicht so viele Termine. Meine Termine trage ich in den Wochenplaner und zudem in den Monatsplaner ein. Die doppelte Buchführung an dieser Stelle stört mich nicht. Ein Termin dauert immer lange – das Eintragen dauert nur Sekunden. Meine Termin bereite ich auf einer Notizbuchseite – oder wenn es komplex wird in meinem Word-Dokument vor. Dafür verwende ich immer das Raster ZIDE.

1. Welche Ziele will ich mit dem Gespräch erreichen?
2. Instrumente: Wie erreiche ich die Ziele, welche Unterlagen brauche ich? Welche Argumente will ich bringen?
3. Daten: Was weiß ich, wovon gehe ich aus, was kann ich nicht ändern?
4. Entscheidung: Was ist abschließend zu dokumentieren?

Ich schreibe meist nach einem Gespräch eine Notiz per Email an meine Prokuristin – damit habe ich den Sachstand dokumentiert und gleichzeitig informiert.

Wie ich mit Todos/Aufgaben/Idee umgehe:

Ich sortiere Aufgaben immer Baustellen/Projekten zu. Dann schreibe ich mir selbst eine Email und/oder schreibe diese Aufgabe in meinen Wochenkalender. Längere Listen, Projektaufgaben etc. führe ich eher in meiner Word-Liste. Ideen für Aufgaben notiere ich in meinem Notizbuch, das ist ja immer in meinem Mabook enthalten.
Ideen sind für mich immer Aufgaben.

Wie ich mit Delegation umgehe:

Die meisten Dinge kann ich mit einer Email delegieren. Ich delegiere auch mal an mich und schreibe mir selbst eine Email und/oder setze mich „cc“. Ich ordne dann die „cc“ Emails meinem Baustellenordnern zu. Wichtige Delegationen notiere ich mir im Wochenplaner – aber nur die wichtigsten.

Wie ich es mit Gesundheit und Sport halte:

Ich habe den Aspekt des Sportes in der letzten Zeit höher priorisiert. Derzeit probiere ich es aus, morgens nach meinem ersten Espresso gleich etwas Sport zu machen. Ich habe zu Hause ein Fahrrad, darauf fahre ich dann ca. 10 Minuten, mache ein paar Liegestütze oder ähnliches und dehne mich dann etwas – das dauert meist nur 15 Minuten. Ich laufe ca. 2 mal die Woche 7 km – das mache ich dann abends oder am Wochenende. Ich gehe regelmäßig zum Arzt – Blutcheck, Impfungen, Zahnkontrolle, …

Woran ich noch arbeiten muss:

Was ich dringend noch optimieren muss ist meine Ernährung. Zwar achte ich immer auf meine 1,5 Liter Wasser pro Tag und versuche eher Vollkorn, wenig Milch, wenig Fett und wenig Raffiniertes zu mir zu nehmen, aber so richtig Bio bekomme ich noch nicht hin. Ich sollte auch regelmäßiger Essen und mich beim Essen auf das Essen konzentrieren.